POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

1. INTRODUCCIÓN

AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., como sociedad legalmente constituida en Colombia, y con el fin de salvaguardar las garantías constitucionales y normativas consagradas en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, referentes al derecho que tienen todas las personas a su intimidad familiar y personal, y así mismo a la posibilidad de conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas, ha establecido la presente política de protección de datos personales acorde con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

2. OBJETIVO

Dar información necesaria, lineamientos y proteger el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos que sean susceptibles de tratamiento por AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S para de esta forma, dar cumplimiento de la ley, políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales.

3. DESTINATARIOS

Esta política debe ser divulgada, conocida y se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos digitales que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.

4. ALCANCE

Dar cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, así como a cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada.

Brindar la debida protección a los intereses y necesidades de los titulares de la Información personal tratada por AYCA Soluciones Constructivas S.A.S.

5. GLOSARIO

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Confidencialidad: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quienes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos).

Dato Personal Publico: Según la ley o constitución política y todos aquellos que sean semiprivados o privados, son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. Son públicos, entre, otros los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de comercio (Articulo 26 del C.CO), los datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural.

Dato Personal Semiprivado: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Información Digital: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información.

Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por este o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

6. PRINCIPIOS

El tratamiento de datos personales se realizará respetando las normas generales vigentes y especiales sobre la materia y para actividades permitidas por la ley.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

6.1. PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS: El tratamiento es una actividad reglamentada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

6.2. PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

6.3. PRINCIPIO DE TEMPORALIDAD: Los datos personales se conservarán por el tiempo razonable y necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales o instrucciones de las autoridades de vigilancia y control u otras autoridades competentes. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para determinar el término del tratamiento se considerarán las normas aplicables a cada finalidad y los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

6.4. PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

6.5. PRINCIPIO DE LIMITACIÓN DE LA RECOLECCIÓN: Se recolectarán datos personales que sean estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, de tal forma que se encuentra prohibido el registro y divulgación de datos que no guarden estrecha relación con el objetivo del tratamiento. En consecuencia, se hará lo razonablemente posible para limitar el procesamiento de datos personales al mínimo necesario. Es decir, los datos deberán ser:

Adecuados.
Pertinentes.
Acordes con las finalidades para las cuales fueron previstos.

6.6. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

6.7. PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

6.8. PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

6.9. PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

7. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

7.1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error.

7.2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).

7.3. Ser informado por AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

7.4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

7.5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del datos cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

7.6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8. DEBERES DE AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S.

En virtud de la presente política de protección de datos personales son deberes de AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.

8.1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

8.2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

8.3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

8.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8.5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

8.6. Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

8.7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

8.8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

8.9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

8.10. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

8.11. Informar la solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

8.12. Informa a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

8.13. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

8.14. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

8.15. AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

9. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

En virtud de la presente política de protección de datos personales son deberes de AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.

9.1. DATO SENSIBLE:

AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., utiliza y trata los datos catalogados como sensibles:

El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.
El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares o el dato esté disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona titular del dato o datos sensible.

9.2. DATO PERSONAL:

El tratamiento de los datos personales de clientes, empleados, ex empleados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia.

En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:

Realizar el envío de información relacionada con programas, actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S.

Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales

Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.

Realizar encuestas de satisfacción relacionadas con los servicios o bienes de AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S.
Acceder y consultar la información del titular del dato que repose o esté contenida en bases de datos o archivos de cualquier Entidad Privada o Pública (como entre otros, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, la DIAN, la Fiscalía, Registraduría Nacional del Estado Civil, los Juzgados, tribunales y altas Cortes) ya sea nacional o extranjera.

9.3. BASES DE DATOS:

AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., ha clasificado las bases de datos tal como se relaciona a continuación:

BASES DE DATOS DE CLIENTES

Son bases de datos que contienen datos de personas jurídicas o naturales en calidad de clientes los cuales de manera voluntaria y en ejercicio de su relación comercial, a través de la prestación de servicios de AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S.,

BASES DE DATOS DE PROVEEDORES Y CONTRATISTAS.

Son bases de datos que contiene datos de las personas naturales que mantienen un vínculo contractual cuyo tratamiento tiene la finalidad de cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas en los contratos para la adquisición de servicios y bienes demandados por AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., para su funcionamiento y/o cumplimiento de algunas de sus funciones. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere autorización previa del titular.

Las finalidades para las cuales serán utilizados los datos personales de proveedores serán:

Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos-contractual.
Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores, cuando éstas se requieran de conformidad con la normatividad vigente o de conformidad con la Ley 1581 del 2012.

AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., podrá recolectar datos personales de los empleados, de sus proveedores cuando por motivos de seguridad deba analizar y evaluar la idoneidad de determinadas personas, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., tendrá como finalidad verificar la idoneidad moral y competencia de los empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., devolverá tal información al proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.

Cuando AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., entregue datos personales de cualquier Titular a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en las normas vigentes. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoria respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

10. AUTORIZACIÓN EXPRESA DE USO DE COOKIES

AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S necesita implementar cookies propias y de terceros, para ofrecer sus servicios web y adicionalmente prestar un servicio de calidad a todos los usuarios que utilicen dichos servicios, tenga en cuenta que, si decide no utilizar algunas cookies, este sitio web puede no funcionar adecuadamente, presentar fallas o impedir la operación de algunas de sus características, afectando la experiencia de usuario.

10.1. DEFINICIÓN Y TIPO DE COOKIES

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10.2. NORMATIVIDAD VIGENTE

En Colombia, no existen cuerpos normativos que hayan definido las cookies o su regulación. No obstante, dentro de nuestras buenas prácticas corporativas y atendiendo a la aplicación de los deberes consagrados en la normativa colombiana de protección de datos (que incluyen la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, entre otras) hemos desarrollado la presente política, en especial atención con los principios de finalidad, libertad, transparencia y veracidad de los datos.

10.3. ACEPTACIÓN DEL USO DE COOKIES

Si el Usuario ha manifestado mediante el botón de [Aceptar y continuar], que se encuentra en la notificación desplegable en el sitio web, que está conforme con el tratamiento de cookies y en ese sentido, permanece en el mismo y/o no deshabilita en su navegador el uso de cookies, entendemos que ha consentido su uso. No obstante, en cualquier momento, podrá revocarlo y desactivar las cookies, eliminando las almacenadas en su equipo, a través de los ajustes y configuraciones de su navegador.

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11. RESPONSABLES Y ENCARGADOS DE LA INFORMACION

AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., como persona jurídica, es la responsable general de tratamiento de los datos personales de clientes, empleados, ex empleados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional.

Los canales de comunicación con AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., son:

Página web: www.aycasas.com/contacto
Correo: contacto@aycasas.com
Teléfono: 300 346 69 30

12. LEY, JURISDICCIÓN Y VIGENCIA

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del Tratamiento de los datos personales que conforman las bases de datos de AYCA SOLUCIONES CONSTRUCTIVAS S.A.S., y la presente política estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia. Por otra parte, en general, la información de nuestras Bases de Datos permanecerá siendo tratada mientras se mantenga una relación legal o contractual con el Titular de la información. En todo caso, de manera general, la información no será objeto de Tratamiento por un período superior de veinte (20) años contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información, sin perjuicio de que, en cualquier caso, se mantenga de ser necesario cumplir con gestiones de carácter estadístico, histórico o cualquier obligación de carácter legal.